Son 40 euros por cada factura, y casi nadie los reclama

Los encargos se tuercen casi siempre igual.

No hubo contrato. El alcance y el precio se hablaron en la primera reunión, después solo se intercambiaron mensajes sobre plazos, y al final del proyecto aparece una frase.

“Eso estaba incluido desde el principio.” “Dábamos por hecho que entraba.” “Habría que revisar el importe.”

Antes de llegar ahí conviene saber una cosa que la mayoría no sabe.

Cada factura pagada fuera de plazo te debe 40 euros. Automáticamente, sin justificar nada.

Lo que la ley te da sin pedirlo

La Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, funciona en el ámbito B2B y frente a la Administración. No se aplica cuando el deudor es un consumidor particular.

Te reconoce tres cosas que operan solas.

Los plazos. Si la factura no fija plazo, el legal supletorio son 30 días naturales desde la recepción de la factura o, si es anterior, desde la recepción de los servicios. Con acuerdo expreso, el máximo entre empresas son 60 días. Para la Administración Pública, 30 días.

Los intereses. Se devengan automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin aviso previo ni reclamación formal (art. 5). No dependen de que hagas nada; solo de que alguien los cuente.

Los 40 euros. El artículo 8 reconoce una indemnización fija por costes de cobro. Y aquí está el detalle que lo multiplica: el Tribunal Supremo ha confirmado que se cobran por cada factura, no por reclamación global. Doce facturas vencidas son 480 euros, más los intereses de cada una, más el principal.

La mayoría de autónomos no reclama esos 40 euros. No por dejadez, por desconocimiento. Y el cliente moroso no los va a sumar por iniciativa propia.

Un apunte sobre la Administración: su plazo legal son 30 días, pero según datos de CEPYME los autónomos tardan de media unos 93 días en cobrar de ella. El triple.

Y desde la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) hay sanciones para empresas que superen el plazo de 60 días, además de restricciones de acceso a determinadas subvenciones públicas para quien incumpla la normativa de morosidad. Cumplir plazos dejó de ser solo tesorería.

No confundas los dos plazos

Es el error que más caro sale.

El plazo de pago es lo que la ley obliga a tu cliente: 30 o 60 días.

El plazo de prescripción es el tiempo que tienes tú para reclamar: cinco años, desde que la Ley 42/2015 modificó el artículo 1964 del Código Civil.

Si los confundes, puedes perder el derecho a cobrar. La deuda no desaparece sola, pero si el deudor alega prescripción el juez archiva la reclamación.

Cómo se reclama

Burofax con acuse de recibo. Debe identificar las facturas impagadas (número, fecha, importe), incluir el cálculo detallado de intereses al tipo vigente y la indemnización de 40 euros por factura con referencia expresa a la Ley 3/2004, dar un plazo de pago —15 a 30 días es razonable— y advertir de que el incumplimiento derivará en reclamación judicial.

El coste del burofax puede añadirse a los costes de cobro reclamables si supera los 40 euros por factura.

Procedimiento monitorio. Vía judicial rápida para deudas dinerarias documentadas. No requiere abogado ni procurador para deudas inferiores a 2.000 euros. Junto al principal se reclaman los intereses automáticos y los 40 euros por factura.

Lo que ninguna ley resuelve

Todo lo anterior presupone algo: que exista una factura y que esté claro qué se facturaba.

Y esa parte se decide en la reunión.

“Dos rondas de revisiones, y a partir de ahí lo hablamos.” “Ya que estás, ¿podrías encargarte también de la landing?” “Son mil quinientos, pero si esto sale bien hay más.”

Nada de eso queda escrito. Y cuando la factura se discute, es quien la emitió quien tiene que acreditar lo que se acordó.

La solución fiable es un mensaje después. Tras cualquier llamada donde se hable de alcance o dinero, un resumen corto: confirmo — se añade la landing, +400 €, entrega el 22. Una respuesta ya es un registro, y además fija la fecha desde la que empiezan a contar los plazos.

Lo difícil es saber qué poner. Durante la reunión todavía no sabes qué frase va a importar.

TalkSafe cubre ese hueco. Fijas unas palabras de antemano y la grabación arranca al escuchar una de ellas. Funciona con la pantalla bloqueada, desde el bolsillo, sin abrir nada.

Y las palabras no tienen por qué decirlas tú. Puedes fijar lo que suele decir quien contrata — alcance, presupuesto, revisiones, plazo, ya que estás, también — de modo que el momento en que salen las condiciones es el momento en que empieza la grabación.

Como también se guardan los 30 segundos anteriores, una cifra dicha justo antes de que repararas en ella sigue en el archivo.

Después escribes el mensaje sabiendo exactamente qué poner. El registro es el mensaje; la grabación es cómo aciertas con él.

Visto desde quien encarga

Lo mismo, del otro lado.

Los intereses corren sin que nadie los reclame. No hace falta burofax para que se devenguen; el burofax solo los documenta. La deuda crece sola desde el vencimiento.

Los 40 euros se multiplican por factura. Veinte facturas pequeñas pendientes son 800 euros de compensación, al margen del principal y de los intereses.

Superar los 60 días tiene consecuencias más allá del cliente. Sanciones bajo la Ley Crea y Crece y restricciones de acceso a determinadas subvenciones públicas.

Y las promesas verbales también perjudican a quien encarga. Una empresa que explicó bien el alcance y luego se enfrenta a la afirmación de que prometió algo más está en el mismo problema, con los papeles cambiados y sin nada a lo que remitirse.

De donde sale el mismo consejo para ambas partes: dejar por escrito lo acordado, en el momento en que se acuerda.

Los cinco minutos que evitan todo esto

Las grabaciones y las leyes son lo que viene después de que exista un conflicto.

Un presupuesto aceptado por escrito, o dos líneas por correo tras una llamada, eliminan el conflicto entero. Cuestan cinco minutos, y esos cinco minutos valen más que todo lo anterior.

Información general, no asesoramiento jurídico. Para reclamaciones concretas o antes de acudir a la vía judicial, consulta con tu asesoría o con un abogado.